چکیده

با توسعه دولت الکترونیکی، آیین نامه توسعه خدمات الکترونیکی دستگاههای اجرایی مورخ 6 /1393/1٠ ابلاغ و اجرای طرح «احراز اصالت هویت برخط» و حذف اخذ کپی کارت ملی و شناسنامه در سازمانهای دولتی مطرح شد. در تاریخ 1399/٠٦/1۷ ، سازمان اداری و استخدامی کشور با ابلاغ بخشنامه شماره 3٠9٦۲۸ با موضوع «ممنوعیت دریافت کپی مدارک هویتی توسط دستگاههای اجرایی از خدمت گیرندگان،» کلیه دستگاههای اجرایی را موظف کرد که زیرساختهای لازم برای اجرای این طرح را ایجاد کرده و با سازمان ثبت احوال کشور تفاهم نامه لازم را امضا کنند.

 با توجه به اینکه بانکها بیشترین تعامل با مردم و سختگیرانه ترین الزامهای احراز هویت و زیرساختهای استاندارد و سنجش پذیر را دارند، بهترین نقطه آغاز حذف کپی مدارک تلقی می شوند. این پژوهش به بررسی میزان اجرای طرح حذف کپی مدارک هویتی کاغذی و جایگزینی آن با سیستم احراز هویت برخط در بانکداری الکترونیک پرداخته و موانع موجود را تحلیل کرده است. نتایج نشان میدهد این طرح به علت مشکلات فنی سامانه ثبت احوال مانند قطعیهای مکرر سامانه، ناقص بودن اطلاعات هویتی دریافتی و نبود الزام کافی در بخشنامه های بانک مرکزی، به طور کامل اجرا نشده است. برای موفقیت طرح، بازنگری و اصلاح بخشنامه ها، لغو دستورالعملهای مغایر و ارتقای زیرساختهای ثبت احوال ضروری است. این اقدامها در قالب سیاستی نظام مند میتواند زمینه حذف تدریجی مدارک کاغذی و تحقق اهداف طرح را فراهم کند. اصلاح برخی از آیین نامه های قبلی، پوشش تمامی اطلاعات هویتی در استعلامها از سازمان ثبت احوال کشور و آموزش و اطلاع رسانی هدفمند در صورت تغییر فرهنگ سازمانی، برخی از پیشنهادهای سیاستی این گزارش است. این پژوهش در مرداد ماه 1۴٠3انجام شده است. 
 

خلاصه مدیریتی             

   شرح/بیان مسئله

طبق بخشنامه شماره 98/۲۷۵۷۴۱ مورخ ۱398/۰۶/۱۸ بانک مرکزی، بانکها موظف به احراز هویت الکترونیکی مشتریان بدون نیاز به دریافت کپی مدارک هویتی هستند. همچنین، بخشنامه شماره 3٠9٦۲۸سازمان اداری و استخدامی کشور به صراحت دریافت کپی مدارک هویتی از مراجعین توسط دستگاههای اجرایی، ازجمله بانکها، را ممنوع اعلام کرده است. با وجود این، تداوم دریافت کپی مدارک هویتی در بسیاری از شعب بانکی مشاهده می شود. این امر نه تنها نقض آشکار مقررات جاری محسوب می شود، بلکه به نارضایتی مشتریان، افزایش هزینه های عملیاتی و کاهش کارایی سیستم بانکی منجر شده است. این تناقض بین سیاستهای مصوب و عملکرد واقعی، ضرورت بررسی علمی این مسئله را ایجاب می کند.

با توجه به اینکه بانکها بیشترین تعامل با مردم و سختگیرانه ترین الزامهای هویت سنجی را دارند ؛ با زیرساختهای استاندارد و سنجش پذیرشان، حذف کپی مدارک در آنها بیشترین اثر (کاهش ریسک، هزینه و زمان) و بالاترین قابلیت تعمیم به سایر دستگاهها را ایجاد می کند. این پژوهش با هدف شناسایی علل عدم اجرای کامل بخشنامه های ذکرشده و تحلیل موانع احراز هویت برخط در بانکها انجام شده است. در این راستا، پژوهش حاضر می کوشد با تجزیه و تحلیل عوامل فنی، سازمانی و انسانی مؤثر بر این مشکل، راهکارهای عملی برای تحقق احراز هویت بدون کاغذ ارائه دهد. 

 نقطه‌نظرات/یافته‌های کلیدی

براساس آسیب شناسی انجام شده در این پژوهش ( مرداد 1403) می‌توان گفت که مهم‌ترین علل اجرایی نشدن طرح حذف کپی مدارک هویتی عبارتنداز:

1.                 وجود دستورالعملها و ابلاغیه های قدیمی در سازمانها و به ویژه بانکها: مانند آیین نامه اجرایی قانون مبارزه با پولشویی، مصوبه شماره 1۸1۴3۴/ت۴31۸۲ک مورخ 13۸۸/٠9/1۴هیئت وزیران، بانکها را ملزم به دریافت کپی مدارک هویتی کرده است. این امر باعث شده همچنان در بازرسیها، نبود کپی مدارک هویتی در پرونده متقاضیان به عنوان ایراد و تخلف تلقی شود .

2.                نبود برخی از اطلاعات هویتی در استعلام اخذ شده از ثبت احوال: بانک برای افتتاح حساب جاری و یا ارائه تسهیلات، نیازمند اطلاعات سایر صفحات شناسنامه افراد است و این اطلاعات در استعلام ثبت احوال وجود ندارد.

3.                 نبود امکان استعلام مدارک والدین برای افتتاح حساب اشخاص صغیر: با استعلام هویت افراد صغیر از سامانه ثبت احوال، مدارک هویتی والدین یا سرپرست افراد صغیر نمایش داده نمی شود .

4.                  نبود امکان استعلام تصاویر مدارک هویتی: ارائه برخی از خدمات مانند پایانه فروش 1و درگاه پرداخت اینترنتی ۲به مشتریان باتوجه به درخواست شرکتهای ارائه دهنده خدمات پرداخت، مستلزم اخذ تصاویر مدارک هویتی از متقاضی و ارائه به شرکتهای مربوطه است. درحالیکه امکان استعلام تصاویر مدارک هویتی فراهم نشده است .
5.                  قطع و وصل شدن سامانه ثبت احوال: به علت ضعف در زیرساخت سامانه ثبت احوال، این سامانه با قطع و وصل شدن مواجه است. 
6.                 فرهنگ سازمانی کاغذمحور دستگاههای اجرایی: برخی از دستگاههای اجرایی به دریافت کپی مدارک عادت دارند و همچنان از دریافت نکردن آن دچار تردید و نگرانی هستند .

پیشنهاد راهکار‌های تقنینی، نظارتی و سیاستی

بر اساس بررسی‌های انجام گرفته، پیشنهادهای ذیل ارائه شده است:

1.                  اصلاح آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌های قدیمی

پیشنهاد می‌شود ماده ۳۳ آیین‌نامه‌ اجرایی قانون مبارزه بـا پول‌شویی، موضوع مصوبه‌ شماره ١٨١٤٣٤/ت ٤٣١٨٢ ک مورخ ١٤/٠٩/١٣٨٨ هیئت محتـرم وزیـران به صورت زیر اصلاح شود (مواردی که زیر آن خط کشیده شده است، باید اضافه شود):

«تمامی اشخاص ..... نگهداری کنند. همچنین مدارک مربوط به سوابق شناسایی ارباب رجوع هنگام ارائه خدمات پایه را پس استعلام از سامانه ثبت احوال، در پرونده الکترونیک شخص نگهداری کنند. هیئت تسویه اشخاص حقوقی مشمول، در صورت انحلال نیز موظف به نگهداری اسناد تا پنج سال پس از رویداد مالی هستند.»

همچنین پیشنهاد می‌شود بند 4-٢-12 دستورالعمل‌ چگونگی‌ شناسایی‌ مشتریان ایرانی‌ مؤسسات اعتبـاری موضـوع بخشـنامه‌ شـماره ٤١٤٧٨ /٩٠ مـورخ ٢٦/٠٢/١٣٩٠ به شرح ذیل اصلاح شود:

«در شناسایی ..... تطبیق داده شده و استعلام گرفته شده از سامانه ثبت احوال در پرونده الکترونیک مشتری نگهداری شود.»

2.                  ابلاغیه هیئت وزیران یا وزارت کشور به سازمان ثبت‌احوال کشور

استعلام ثبت‌احوال همه اطلاعات هویتی لازم برای افتتاح حساب‌جاری و ارائه تسهیلات را پوشش نمی‌دهد. طبق تبصره ۲ ماده ۱۱ آیین‌نامه توسعه خدمات الکترونیکی، این سازمان موظف به احراز و تصدیق هویت است، اما اقلام اطلاعاتی مشخص نشده‌اند. پیشنهاد می‌شود هیئت وزیران با اصلاح آیین‌نامه، ثبت‌احوال را ملزم به گسترش زیرساخت و ارائه کامل اطلاعات موردنیاز بانک‌ها کند.

3.                  اصلاح ابلاغیه بانک مرکزی به بانک‌ها

بانک مرکزی بخشنامه شماره ۹۸/۲۷۵۷۴۱ را به صورت زیر اصلاح کند (مواردی که زیر آن خط کشیده شده است، باید اضافه شود):

«از تاریخ ابلاغ این بخشنامه گرفتن هرگونه کپی مدارک شناسایی توسط کلیه اشخاص مشمول موضوع مواد (٥) و (٦) قانون اصلاح قانون مبارزه با پول‌شویی ممنوع است. بدیهی‌ است نگه‌داری کد رهگیری معتبر در پرونده ارباب‌رجوع برای ارائه به تمامی دستگاه‌ها قابل‌استناد است.

در هنگام مراجعه مشتری، اگر سامانه ثبت‌احوال قطع باشد، کلیه اشخاص مشمول موضوع مواد (٥) و (٦) قانون اصلاح قانون مبارزه با پول‌شویی موظفند عملیات بانکی مورد نظر مشتری، نظیر افتتاح حساب، را به صورت برون‌خط انجام دهند و آن را موقت در نظر بگیرند. پس از وصل شدن سامانه ثبت‌احوال، استعلام انجام شود و در صورت تایید اطلاعات هویتی، تایید شود.

اگر هر کدام از اشخاص مشمول موضوع مواد (٥) و (٦) قانون اصلاح قانون مبارزه با پول‌شویی، استعلام الکترونیک انجام ندهد، ملزم به پرداخت جریمه است و اسامی اشخاص خاطی به صورت ماهانه توسط بانک مرکزی به صورت عمومی منتشر می‌شود.»

4.                  ایجاد سازوکار انگیزشی برای اصلاح سامانه

برای رفع قطعی سامانه ثبت‌احوال، این سازمان می‌تواند با همکاری سازمان فناوری اطلاعات پایداری سامانه را تقویت کند. همچنین برای ایجاد انگیزه در بهبود سامانه، پیشنهاد می‌شود به ازای هر قطعی، ۲ یا ۳ استعلام بعدی رایگان در اختیار بانک‌ها قرار گیرد.

1. مقدمه

در دنیای امروز که تحولات شگرفی در عرصه فناوری اطلاعات و ارتباطات اتفاق می‌افتد، دولت‌ها نیز برای ارائه خدمات بهتر به شهروندان و ارتقای کارایی خود، به‌ناچار به سمت استفاده از این فناوری‌ها گرایش پیدا کرده‌اند. یکی از مهم‌ترین فرصت‌هایی که فناوری‌های نوین پیش روی دولتمردان و مدیران قرار می‌دهند، امکان «مهندسی مجدد معماری دولت» و افزایش قابلیت دسترسی، تقویت کارآمدی و پاسخگوتر ساختن آن است. استفاده از مهندسی مجدد معماری دولت و سایر امکانات فوق در فرایند حکمرانی، موجب پیداشدن واقعیتی به نام دولت الکترونیکی شده است [1].

برای دولت الکترونیکی تعاریف متفاوتی ارائه شده است. دولت الکترونیکی به عنوان الگوواره‌ای نوین در حکمرانی عمومی تعریف می‌شود که با استفاده از فناوری‌های دیجیتال، تحولات اساسی در سه حوزه ایجاد می‌کند. در حوزه ارائه خدمات، این تحول شامل جایگزینی فرآیندهای فیزیکی با تعاملات دیجیتال، یکپارچه‌سازی خدمات پراکنده در سکو‌های متمرکز و حرکت از مدل حضورمحور به خدمات هوشمند خودکار است. در بخش حکمرانی، دولت الکترونیکی به معنای استفاده از تحلیل کلان‌داده برای سیاستگذاری، ایجاد شفافیت از طریق انتشار فعال اطلاعات و پیاده‌سازی سیستم‌های پایش و ارزیابی بلادرنگ می‌باشد. همچنین در تعامل با شهروندان، این مفهوم شامل توسعه مشارکت الکترونیک از طریق ابزارهای برون‌سپاری جمعی، طراحی خدمات شخصی‌سازی شده بر اساس پروفایل دیجیتال و تقویت پاسخگویی نهادها با مکانیزم‌های نظارتی دیجیتال است.

دولت الکترونیکی صرفاً به معنای دیجیتالی‌سازی فرآیندهای موجود نیست، بلکه مستلزم بازطراحی بنیادین نظام حکمرانی بر مبنای قابلیت‌های منحصربه‌فرد فناوری‌های نوین است. این تحول زمانی محقق می‌شود که فناوری‌های دیجیتال به عنوان ابزاری برای ایجاد تغییرات ساختاری در نظام اداری و بهبود رابطه دولت-شهروند به کار گرفته شوند [2].

الف ) مسئله مورد بررسی

با پیشرفت دولت الکترونیکی در کشور، ضرورت تبادل اطلاعات میان دستگاه‌های اجرایی و استفاده از پایگاه‌های اطلاعاتی پایه به وجود آمد که در ابتدا خدمات به‌طور مستقیم ارائه می‌شد. اما با گسترش خدمات دولت الکترونیکی و افزایش دستگاه‌های متقاضی دریافت خدمات، نیاز به ایجاد بستری که بتواند خدمات موردنیاز همه متقاضیان را به‌صورت استاندارد پوشش دهد مدنظر قرار گرفت. بر همین اساس ماده 46 قانون برنامه پنجم توسعه کلیه دستگاه‌های اجرایی را مکلف به تبادل و به‌اشتراک‌گذاری رایگان اطلاعات نمود و وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات مکلف به ایجاد زیرساخت مورد نیاز گردید. پس از آن تبصره 2 بند ث ماده 67 قانون برنامه ششم توسعه، وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات را موظف نمود تا سال دوم اجرای قانون برنامه، تمام زیرساخت‌های لازم برای تعامل اطلاعاتی بین دستگاه‌های اجرایی بر بستر شبکه ملی اطلاعات، صرفاً از طریق مرکز ملی تبادل اطلاعات و با استانداردهای فنی مصوب وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات را فراهم کند.

ضمن اینکه آیین‌نامه اجرایی احصای کلیه استعلامات و ایجاد نظام استانداردسازی تبادل اطلاعات بین دستگاهی (مصوب جلسه شماره 54 مورخ 97/9/24 شورای عالی فضای مجازی) بر انجام کلیه تبادل اطلاعات و استعلامات صرفاً از طریق مرکز ملی تبادل اطلاعات تاکید نموده است.

با توجه به تکالیف مقرر در قوانین فوق و باهدف یکپارچه‌سازی و تسریع در ارائه خدمات، معماری تبادل اطلاعات بین دستگاه‌های اجرایی مبتنی بر «وب‌سرویس» مصوب شده و بستر نرم‌افزاری تبادل اطلاعات بین خدمت‌دهندگان و خدمت گیرندگان که طی سال‌های گذشته به‌صورت آزمایشی راه‌اندازی شده بود، به‌عنوان گذرگاه خدمات دولت الکترونیکی مورد بهره‌برداری قرار گرفت و  در سازمان‌های دولتی به کار گرفته شد.

سازمان ثبت‌احوال کشور، یکی از دستگاه‌های دولتی است که از این گذرگاه استفاده می‌کند. در سه‌ماهه اول سال ۱۴۰۲ حدود یک میلیارد استعلام در بستر گذرگاه خدمات دولت انجام‌گرفته است که دراین‌بین، سازمان ثبت‌احوال کشور با پاسخ‌دهی به ۱۳۶ میلیون استعلام بیشترین میزان استعلام در بین دستگاه‌های اجرایی را داشته است. در این راستا سازمان تنظیم مقررات و ارتباطات رادیویی با ۴۶ میلیون استعلام و شرکت ملی پست با ۳۲ میلیون استعلام در ردیف دوم و سوم دستگاه‌هایی که از آن‌ها استعلام صورت‌گرفته، قرار دارند. بر اساس گزارش روابط‌عمومی سازمان ثبت‌احوال کشور، ثبت‌احوال به‌عنوان یک نهاد حاکمیتی و هویتی، در این راستا به ۲۰۰ دستگاه در ۲۰۰ هزار نقطه در سراسر کشور خدمت ارائه می‌دهد [3].  شکل 1 تعداد این استعلامات را نشان می‌دهد.

شکل 1. نمودار بیشترین تعداد استعلامات گذرگاه خدمات دولت [3]

طبق قوانین جدید و باتوجه‌به این که سازمان ثبت‌احوال کشور، بیشترین استعلام‌های خود را از طریق بستر گذرگاه عمومی خدمات دولت دریافت می‌کند، و بر اساس بخشنامه‌های صادر شده از سوی سازمان اداری و استخدامی در سال‌های 1396، 1399 و 1401، دستگاه‌های اجرایی موظف به انعقاد تفاهم‌نامه‌ای با سازمان ثبت‌احوال جهت دریافت خدمات استعلام هویت به‌صورت برخط شدند، این سازمان نیز موظف شد وب سرویس‌های کد ملی و شناسنامه را ارائه داده و کد رهگیری پس از هر استعلام را فراهم کند تا امکان اصالت‌سنجی کدهای رهگیری برای پیگیری‌های بعدی مهیا شود.

در این گذرگاه خدمات دولت الکترونیکی، ارائه‌دهندگان و گیرندگان خدمت به تفکیک مشخص شده‌اند. سازمان ثبت‌احوال به‌عنوان یکی از ارائه‌دهندگان خدمات، و سازمان‌های دولتی از جمله بانک‌ها به‌عنوان گیرندگان خدمت در نظر گرفته می‌شوند. بانک‌ها برای انجام خدمات مختلف بانکی، نظیر افتتاح حساب و اعطای تسهیلات، از مشتریان خود کپی مدارک شناسایی را دریافت می‌کنند. بااین‌حال، مطابق با ابلاغیه بانک مرکزی در سال 1398، کلیه بانک‌ها موظف شدند که به‌جای دریافت کپی مدارک شناسایی، تنها اطلاعات هویتی را از سامانه ثبت‌احوال استعلام کنند و کد رهگیری را در پرونده فیزیکی مشتری قرار دهند.

بانک‌ها برای ارزیابی حذف دریافت «کپی مدارک هویتی» نقطه‌ی کانونی‌تری نسبت به سایر دستگاه‌ها هستند، چون هم بیشترین حجم و تنوع تعاملات حضوری و غیرحضوری با شهروندان را دارند و هم سخت‌گیرانه‌ترین الزامات شناسایی مشتری، تطبیق و حسابرسی بر آن‌ها حاکم است. تصمیم هویتی در بانک‌ها مستقیماً به ریسک مالی، کلاهبرداری و اعتبارسنجی گره خورده و باید در لحظه و با دقت بالا اتخاذ شود؛ بنابراین هر بهبود در فرآیند هویت‌سنجی (از جمله حذف کپی فیزیکی و اتکا به احراز هویت دیجیتال) اثر ملموس‌تری بر کاهش ریسک، هزینه و زمان ارائه خدمت دارد. علاوه بر این، بانک‌ها به‌واسطه زیرساخت‌های یکپارچه‌تر (سامانه‌های متمرکز، سوابق تراکنشی، کانال‌های شعبه/موبایل/وب) و فرآیندهای استاندارد، آمادگی بیشتری برای پیاده‌سازی و سنجش‌پذیری دارند و نتایج به‌دست‌آمده در آن‌ها قابلیت تعمیم و الگوسازی برای سایر بخش‌ها را پیدا می‌کند. در نهایت، تمرکز بر بانک‌ها بیشترین بازگشت را از نظر کاهش مصرف کاغذ، بهبود تجربه مشتری و ایجاد اجماع مقرراتی و فنی در سطح ملی به‌دنبال دارد؛ از همین رو، مناسب‌ترین بستر برای ارزیابی و شروع الکترونیکی‌سازی مدارک هویتی محسوب می‌شوند.

گزارش حاضر از چند جهت دارای اهمیت و ضرورت است:

۱. ضرورت‌های اجرایی و نظارتی: با وجود ابلاغ بخشنامه‌های متعدد (مانند بخشنامه بانک مرکزی و سازمان اداری و استخدامی)، اجرای ناقص این طرح نشان‌دهنده شکاف بین سیاست‌گذاری و عمل است. عدم نظارت مؤثر بر اجرای طرح، موجب تضییع حقوق مشتریان (اتلاف وقت و هزینه) و کاهش اعتماد به نظام بانکی شده است.

۲. کارایی اقتصادی و کاهش هزینه‌ها: دریافت کپی فیزیکی مدارک، موجب اتلاف منابع (کاغذ، فضای ذخیره‌سازی، نیروی انسانی) و افزایش هزینه‌های عملیاتی بانک‌ها می‌شود.

۳. امنیت و حریم خصوصی: نگهداری کپی فیزیکی مدارک، خطر سوءاستفاده از اطلاعات (سرقت هویت، کلاهبرداری) را افزایش می‌دهد.

۴. انطباق با فناوری‌های جهانی: بسیاری از کشورها به سمت بانکداری بدون کاغذ حرکت کرده‌اند. پژوهش ضرورت همگامی ایران با این تحولات و جلوگیری از عقب‌ماندگی فناورانه را بررسی می‌کند.

۵. تسهیل تجربه مشتری: حذف مدارک فیزیکی، سرعت و رضایت مشتریان را افزایش می‌دهد.

۶. پشتیبانی از اسناد بالادستی: این پژوهش می‌تواند مبنای علمی برای اصلاح قوانین یا تصویب آیین‌نامه‌های جدید باشد.

ب ) هدف و روش تحقیق

این پژوهش با هدف ارزیابی میزان تحقق عملی طرح حذف دریافت کپی مدارک هویتی در بانک‌های کشور انجام شده است. مطالعه حاضر به طور خاص به واکاوی این مسئله می‌پردازد که آیا دستورالعمل‌های ابلاغی توسط مراجع نظارتی توانسته‌اند به صورت کامل و اثربخش در نظام بانکی کشور اجرایی شوند یا خیر.

پژوهش حاضر با روش کیفی (مصاحبه نیمه‌ساختاریافته، مشاهده مشارکتی و مطالعات کتابخانه‌ای) انجام شده است. از طریق مصاحبه‌های نیمه‌ساختاریافته با مدیران بانکی و کارشناسان بانکی اطلاعات لازم مربوط به دریافت کپی مدارک هویتی گردآوری شده است. به کمک مشاهده مشارکتی صحت اطلاعات مربوط به مصاحبه مورد راستی‌آزمایی قرار گرفته است؛ و با مطالعات کتابخانه‌ای با مرور اسناد بالادستی، بخشنامه‌های بانک مرکزی، گزارش‌های نظارتی و تجارب بین‌المللی، چارچوب نظری پژوهش تکمیل شده است. تحلیل داده‌ها با استفاده از روش‌های کیفی تحلیل محتوا انجام شده تا بتوان به درکی جامع از مسئله دست یافت.

2. پیشینه

 در زمینه توسعه دولت الکترونیکی و گذرگاه خدمات دولت تحقیقات و پژوهش‌های داخلی و خارجی بسیاری انجام شده است که در ادامه به چند نمونه از این تحقیقات پرداخته شده است.

1. دارونو (2017) در مقاله «پیاده‌سازی گذرگاه خدمات دولت در سازمان‌های دولتی اندونزی: رویکرد ترتیبات نهادی» به بررسی چالش‌ها و عوامل مؤثر بر پیاده‌سازی گذرگاه خدمات دولت در سازمان‌های دولتی اندونزی می‌پردازد. پژوهش با روش کیفی و از طریق مصاحبه با ذینفعان و تحلیل اسناد انجام شده است. نتایج نشان می‌دهد مهم‌ترین موانع شامل ناهماهنگی بین سازمانی، کمبود منابع و مقاومت فرهنگی در برابر تغییر بوده، در حالی که حمایت قانونی و همکاری نهادی از عوامل تسهیل‌کننده محسوب می‌شوند. نویسنده پیشنهاد می‌کند با تقویت هماهنگی نهادی، توسعه زیرساخت‌ها و تدوین استانداردهای مشترک می‌توان اجرای این سامانه را بهبود بخشید [8].

2. مقاله آرنر و همکاران (۲۰۱۹) با عنوان «چالش هویت در امور مالی: از هویت آنالوگ تا شناسایی دیجیتال و ابزارهای دیجیتال شناسایی مشتری» به بررسی تحولات فرآیندهای شناسایی و احراز هویت در صنعت مالی می‌پردازد. این پژوهش با روش تحلیلی-تطبیقی به مطالعه سیر تکاملی سیستم‌های احراز هویت از روش‌های سنتی کاغذی تا فناوری‌های دیجیتال پیشرفته پرداخته است. یافته‌های کلیدی مقاله نشان می‌دهد که گذار به سیستم‌های دیجیتال شناسایی مشتری با چالش‌های مهمی همراه است که از جمله می‌توان به مسائل مربوط به حریم خصوصی، امنیت سایبری، و نیاز به هماهنگی بین‌المللی اشاره کرد. نویسندگان پیشنهاد می‌کنند که ایجاد «ابزارهای اشتراکی احراز هویت دیجیتال» می‌تواند راهکار مناسبی برای کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی در عین حفظ امنیت باشد [9].

3.  یوسفی زنوز و همکاران (۱۳۹۹) در مقاله‌ای با عنوان «مزایا، ملاحظات و راهکارهای تأمین امنیت گذرگاه تبادل اطلاعات دولت جمهوری اسلامی ایران» به بررسی چالش‌های امنیتی در پیاده‌سازی گذرگاه خدمات دولت می‌پردازد. مطالعه با روش توصیفی-تحلیلی انجام شده و سه محور اصلی را تحلیل می‌کند: مزایای اجرای این سامانه (کاهش هزینه‌ها، افزایش شفافیت)، ملاحظات امنیتی (تهدیدات سایبری، حریم خصوصی) و راهکارهای عملیاتی (رمزنگاری پیشرفته، احراز هویت چندعاملی). نویسندگان بر لزوم تدوین چارچوب امنیتی بومی متناسب با شرایط ایران تأکید دارند [6].

4. آناند و براس (۲۰۲۱) در مقاله‌ای با عنوان «نوآوری مسئولانه در سیستم‌های هویت دیجیتال» به بررسی چارچوب‌های اخلاقی و اجتماعی در توسعه فناوری‌های شناسایی دیجیتال می‌پردازند. این پژوهش کیفی با تحلیل ۳۵ پروژه هویت دیجیتال در سطح جهانی، چهار اصل کلیدی برای نوآوری مسئولانه در این حوزه شناسایی کرده است: شمولیت اجتماعی، حفظ حریم خصوصی، پاسخگویی نهادی و تاب‌آوری سیستم‌ها. یافته‌ها نشان می‌دهد که ۶۸ درصد پروژه‌های هویت دیجیتال با چالش‌های اخلاقی در زمینه تبعیض الگوریتمی و نقض حریم خصوصی مواجه بوده‌اند. نویسندگان با ارائه چارچوب «هویت دیجیتال انسان‌محور» تأکید می‌کنند که طراحی این سیستم‌ها باید علاوه بر ملاحظات فنی، ارزش‌های دموکراتیک و حقوق انسانی را نیز در نظر بگیرد [10].

5. السولامی (۲۰۲۱) در پژوهشی با عنوان «گذرگاه خدمات دولت: فرصتی برای ارتقای کیفیت ورود داده‌ها» به بررسی نقش گذرگاه خدمات دولت در بهبود کیفیت ورود داده‌های دولتی می‌پردازد. مطالعه با روش ترکیبی (کمی و کیفی) انجام شده و نشان می‌دهد که پیاده‌سازی گذرگاه خدمات دولت موجب کاهش خطاهای داده‌ای، افزایش یکپارچگی اطلاعات و تسهیل تبادل داده بین سازمان‌های دولتی می‌شود. نویسنده پیشنهاد می‌کند با استانداردسازی فرآیندها و آموزش کارکنان می‌توان بهره‌وری این سامانه را افزایش داد [11].

6. مقاله پاراته و همکاران (۲۰۲۳) با عنوان «احراز هویت دیجیتال: تحول فرآیندهای شناسایی مشتری در بانکداری از طریق فناوری‌های پیشرفته و اقدامات امنیتی تقویت‌شده» به بررسی تحولات نوین در سیستم‌های احراز هویت بانکی می‌پردازد. این پژوهش که با روش مطالعه موردی و تحلیل سیستم‌های پیاده‌سازی شده در بانک‌های پیشرو انجام شده، نشان می‌دهد که ترکیب فناوری‌هایی مانند بیومتریک پیشرفته، هوش مصنوعی و بلاکچین می‌تواند دقت فرآیندهای شناسایی مشتری را تا ۸۰ درصد افزایش دهد، در حالی که زمان احراز هویت را تا ۹۰ درصد کاهش می‌دهد. نویسندگان با تحلیل چالش‌های امنیتی و حریم خصوصی در پیاده‌سازی این فناوری‌ها، چارچوبی چهاربعدی شامل: (۱) زیرساخت فنی، (۲) انطباق قانونی، (۳) تجربه مشتری و (۴) مدیریت ریسک ارائه کرده‌اند. یافته‌های این تحقیق حاکی از آن است که موفقیت در تحول دیجیتال فرآیندهای شناسایی مشتری نیازمند همسویی سه عامل فناوری، مقررات و فرهنگ سازمانی است [12].

در جداول 1 و  2 سوابق تقنینی مربوط به موضوع الکترونیک‌سازی مدارک هویتی در بانک‌ها ذکر شده است.

جدول 1. قوانین مرتبط با الکترونیک‌سازی مدارک هویتی در بانک‌ها

ماخذ: یافته‌های تحقیق.

جدول 2. سایر مقررات مرتبط با الکترونیک‌سازی مدارک هویتی در بانک‌ها

ماخذ: همان.

3. دولت الکترونیکی در کشور

 تحولات فناوری، حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات جهانی را به طرز چشمگیری تحت‌تأثیر قرار داده است، به‌طوری‌که مفهوم دولت الکترونیکی به یک ضرورت انکارناپذیری تبدیل شده است. این مفهوم را می‌توان به‌عنوان تعامل الکترونیکی (تراکنش و تبادل اطلاعات) بین دولت، مردم (شهروندان و مشاغل) و کارمندان تعریف کرد. اهداف اصلی دولت الکترونیکی شامل دسترسی بیشتر به اطلاعات و خدمات دولتی، کاهش بوروکراسی اداری و صرفه‌جویی در هزینه‌ها، کاهش فساد از طریق شفافیت و ایجاد ردپاهای دیجیتالی و افزایش پاسخگویی دولت از طریق کانال‌های ارتباطی آنلاین و سیستم‌های پیگیری است. این مفهوم ابتدا در سال 1997 در ادبیات سیاسی آمریکا مطرح شد و از طریق برنامه‌هایی همچون برنامه زیرساخت علمی ملی در سال ۱۹۹۸ پیاده‌سازی شد. این تحولات منجر به ایجاد وبسایت‌های دولتی شد که شهروندان می‌توانستند نظرات و پیشنهادات خود را درباره خدمات دولتی ارائه دهند [1].

در دنیای کنونی و در حال پیشرفت، اینترنت و به تبع آن، استفاده و ارائه خدمات الکترونیکی امری اجتناب‌ناپذیر است. دولت‌ها خواهان استفاده از این شرایط جهت ارائه برخی خدمات خود در این فضا هستند. در این مقطع، موضوع استقرار و احراز هویت بیش از هر زمانی از اهمیت بالایی برخوردار شده است. احراز هویت پیش‌نیاز تمام فعالیت‌های کاربران و شهروندان در دولت الکترونیکی است. در ایران از اواخر دهه ۱۳۸۰ شمسی اهمیت این موضوع مشهود شد. با گذشت زمان و گسترش اینترنت و زیرساخت‌های لازم در کشور، توجه دولت به احراز هویت جهت احداث و راه‌اندازی «دولت الکترونیکی» جلب شد [4].

الف) انواع تبادلات دولت الکترونیکی

تبادلات دولت الکترونیکی به تبادل اطلاعات و خدمات بین سازمان‌های دولتی، شهروندان و کسب‌و‌کارها به‌صورت الکترونیکی اشاره دارد.  این تبادلات می‌توانند شامل طیف گسترده‌ای از فعالیت‌ها باشند، از جمله [5]:

·                    خدمات دولت‌به‌شهروند: این نوع تبادلات شامل ارائه خدمات دولتی به شهروندان به‌صورت الکترونیکی است، مانند درخواست گواهینامه رانندگی یا پرداخت مالیات.

·                    خدمات دولت به کسب‌و‌کار: این نوع تبادلات شامل ارائه خدمات دولتی به کسب‌وکارها به‌صورت الکترونیکی است، مانند ثبت‌نام شرکت یا ارسال اظهارنامه مالیاتی.

·                    خدمات دولت‌به‌دولت:  این نوع تبادلات شامل تبادل اطلاعات و خدمات بین سازمان‌های دولتی است.

·                    خدمات دولت‌به‌کارمند:  این نوع تبادل شامل ارتباطات داخلی با کارمندان دولتی برای ارائه برنامه‌های شغلی الکترونیکی و سیستم پردازش بدون کاغذ در دفتر الکترونیکی است.

احراز هویت که یکی از خدمات دولت الکترونیکی است، از سوی دولت (در ایران سازمان ثبت‌احوال کشور) به دیگر دستگاه‌های دولتی و بخش خصوصی ارائه می‌شود؛ که به ترتیب در دسته خدمات دولت به دولت و دولت به کسب‌وکار قرار می‌گیرد که ارائه هر کدام در بستری خاص انجام می‌شود که در ادامه به آن پرداخته می‌شود.

ب) بستر تبادل اطلاعات دولت الکترونیکی          

تبادل اطلاعات، فرایند به اشتراک گذاشتن اطلاعات بین دو یا چند طرف است.  این فرایند می‌تواند به‌صورت شفاهی، کتبی یا الکترونیکی انجام شود و در زمینه‌های مختلفی از جمله تجارت، آموزش، دولت و زندگی روزمره کاربرد دارد. تبادل اطلاعات سازمان‌های دولتی از گذشته تا به امروز دچار تحولاتی شده است [6].

درگذشته، تبادل اطلاعات بین دستگاه‌های دولتی به‌صورت سنتی و از طریق کاغذ انجام می‌شد که این فرایند زمان‌بر، پرهزینه و مستعد خطا بود. حجم زیاد مدارک کاغذی نگهداری و جستجوی اطلاعات را دشوار کرده و امنیت داده‌ها را به خطر می‌انداخت.

با پیشرفت به‌سوی الکترونیکی شدن، تبادل اطلاعات به روش نقطه‌به‌نقطه میان دستگاه‌ها آغاز شد. در این روش، هر دستگاه به طور جداگانه با سایر دستگاه‌ها ارتباط برقرار می‌کرد که باعث پیچیدگی و ناکارآمدی سیستم تبادل اطلاعات شد.

برای حل مشکلات روش‌های سنتی، گذرگاه خدمات دولت به‌عنوان یک سکوی مرکزی معرفی شد. این گذرگاه به‌عنوان واسطه عمل کرده و به دستگاه‌های دولتی این امکان را می‌دهد تا به طور امن و کارآمد با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و اطلاعات را به اشتراک بگذارند. مزایای گذرگاه خدمات دولت شامل ایجاد خدمات الکترونیکی یکپارچه، به‌روزرسانی مداوم داده‌ها، صرفه‌جویی در وقت و هزینه، کاهش چرخه عمر توسعه خدمات الکترونیکی، و دسترسی سازمان‌ها به خدمات سایر سازمان‌ها است.

در مجموع، گذرگاه خدمات دولت تحول اساسی در تبادل اطلاعات میان دستگاه‌های دولتی ایجاد کرده و با ارائه پلتفرم مرکزی، هزینه‌ها را کاهش داده، کارایی را افزایش داده و کیفیت خدمات به شهروندان را بهبود بخشیده است. در شکل ۲ به صورت نمادین روش‌های تبادل اطلاعات نقطه‌به‌نقطه و گذرگاه خدمات دولت مقایسه شده است [6].

شکل 2. مقایسه نمادین روش تبادل اطلاعات نقطه‌به‌نقطه با گذرگاه خدمات دولت [6]

به‌طورکلی تفاوت بین دو روش تبادل نقطه‌به‌نقطه و گذرگاه خدمات دولت در جدول ۳ بیان شده است.

جدول 3. مقایسه روش تبادل اطلاعات نقطه‌به‌نقطه با گذرگاه خدمات دولت [6]

ب)گذرگاه خدمات دولت در ایران

یکپارچه‌سازی اطلاعات و خدمات برای توسعه دولت الکترونیکی نیازمند بستری برای تبادل داده‌ها است. سطح اول این بستر شامل اتصال فیزیکی دستگاه‌ها به گذرگاه خدمات دولت است و سطوح بالاتر شامل تبادل الکترونیکی اطلاعات می‌شود. گذرگاه خدمات دولت، مهم‌ترین زیرساخت برای تحقق دولت الکترونیکی، در سال ۱۳۹۵ برای پاسخگویی به استعلامات بین دستگاهی راه‌اندازی شد. این گذرگاه به دستگاه‌های اجرایی امکان می‌دهد که بدون ایجاد سرویس‌های الکترونیکی مجزا، به تبادل اطلاعات و دریافت خدمات بپردازند. هدف اصلی آن، یکپارچه‌سازی خدمات دولتی و استعلامات بر روی شبکه ملی اطلاعات است.

دومین گذرگاه هم در سال 1398 با عنوان گذرگاه عمومی خدمات دولت با توجه به نیاز کسب‌وکارها به استفاده از خدمات دولتی توسط سازمان فناوری اطلاعات ایران راه‌اندازی شد که برای ارائه خدمات و استعلام بین دستگاه‌های اجرایی با کسب‌وکارها یا خدمات بین دستگاهی که بر بستر شبکه‌های عمومی شبکه ملی اطلاعات یا اینترنت قرار دارند، استفاده می‌شود. در جدول ۴ این دو گذرگاه مقایسه شده است [7].

جدول 4. مقایسه گذرگاه خدمات دولت و گذرگاه عمومی خدمات دولت [7]

بررسی‌ها نشان می‌دهد که گذرگاه خدمات دولت در ایران به خوبی توسط دستگاه‌ها مورد استفاده قرار نمی‌گیرد. موانع اصلی که باعث عدم به‌کارگیری گذرگاه خدمات دولت می‌شود را می‌توان به ۳ گروه تقسیم کرد:

1.                      عدم هماهنگی بین سازمان‌های دولتی؛
2.                      عدم تمایل دستگاه‌ها به ارائه داده؛
3.                      مشکلات زیرساختی.

با توجه به مطالب بیان شده درباره عدم به‌کارگیری گذرگاه خدمات دولت، در بخش بعدی این گزارش به طور خاص به بررسی عدم به‌کارگیری گذرگاه خدمات دولت در حذف کپی مدارک هویتی در سیستم بانکی کشور پرداخته می‌شود.

4. بررسی وضعیت دریافت کپی مدارک هویتی در بانک ها

 این پژوهش، باهدف ارزیابی کارایی و صحت اجرای این طرح در بانک‌های کشور انجام شده است و یافته‌های آن می‌تواند به روشن‌سازی چگونگی انطباق بانک‌ها با الزامات جدید و اثرات آن بر فرایندهای بانکی کمک کند. همان‌طور که در قسمت روش پژوهش ذکر شد، پژوهش حاضر با روش کیفی (مصاحبه نیمه‌ساختاریافته، مشاهده مشارکتی و مطالعات کتابخانه‌ای) انجام شده است. از طریق مصاحبه‌های نیمه‌ساختاریافته با مدیران بانکی و کارشناسان بانکی اطلاعات لازم مربوط به دریافت کپی مدارک هویتی یا به عبارت دیگر وضعیت موجود مسئله گردآوری شده است. به کمک مشاهده مشارکتی (افتتاح حساب در بانک‌ها) صحت اطلاعات مربوط به مصاحبه مورد راستی‌آزمایی قرار گرفته است و با مطالعات کتابخانه‌ای با مرور اسناد بالادستی، بخشنامه‌های بانک مرکزی، گزارش‌های نظارتی و تجارب بین‌المللی، چارچوب نظری پژوهش تکمیل شده است. تحلیل داده‌ها با استفاده از روش‌های کیفی تحلیل محتوا انجام شده تا بتوان به درکی جامع از مسئله دست یافت.

4-۱. بررسی وضعیت موجود

با تهیه یک پرسش‌نامه به مصاحبه با رؤسای یک شعبه از هر کدام از بانک‌های؛ ملت، کشاورزی، ملی، سپه، صادرات، شهر، تجارت، پاسارگاد، رفاه و پست‌بانک در سطح شهر تهران پرداخته شد تا وضعیت طرح عدم دریافت کپی مدارک شناسایی بررسی شود.

بررسی میدانی صورت‌گرفته نشان داده است که بانک‌های ملت، کشاورزی، ملی، سپه، صادرات، شهر، پاسارگاد، رفاه و پست‌بانک در زمینه افتتاح حساب، کپی مدارک شناسایی را از مشتری دریافت نمی‌کنند و با استفاده از کد ملی و بارکد پشت کارت ملی اطلاعات هویتی فرد را از سامانه ثبت‌احوال استعلام می‌گیرند. دراین‌بین پست‌بانک نتیجه استعلام هویتی ثبت‌احوال را پرینت گرفته و در پرونده فیزیکی مشتری قرار می‌دهد. اما بانک تجارت همچنان به دریافت کپی مدارک شناسایی اهتمام می‌ورزد و بیان می‌دارد که چون دستورالعمل صریحی از جانب بانک مرکزی ابلاغ نشده است و همچنان بازرسی بانک تجارت (ذیل معاونت نظارت بانک تجارت) در صورت نبود این مدارک در پرونده، کارمند بانک را مورد بازخواست قرار می‌دهد، لذا کارمند بانک موظف است در هنگام افتتاح حساب همچنان علاوه بر دریافت استعلام از سیستم ثبت‌احوال، کپی مدارک شناسایی را نیز اخذ نماید. نتیجه پرسش میدانی از بانک‌ها نشان می‌دهد که هنوز هم کارمندان برخی از بانک‌ها به دلیل ترس و نگرانی از بازرسی و یا تخلف مشتری بانک و درخواست قوه قضائیه برای پرونده فیزیکی همچنان کپی مدارک شناسایی را دریافت می‌کنند.

تمام این بانک‌ها به جز پست‌بانک برای افتتاح حساب جاری و ارائه تسهیلات همچنان کپی مدارک شناسایی را دریافت می‌کنند. دلیل این کار، نیاز به مشخصات همسر و فرزندان متقاضی علاوه بر اطلاعات شخص متقاضی بیان شده است در حالیکه استعلام از سازمان ثبت‌احوال این اطلاعات را ارائه نمی‌دهد.

معاون یکی از شعب بانک ملت اشاره کرد که با راه‌اندازی «فرا بانک» و ارائه تسهیلات از این طریق، دیگر نیازی به دریافت کپی مدارک از مشتریان نیست.

 اجرای این طرح در بانک‌های کشور، متفاوت بوده است. اگرچه آیین‌نامه بانک مرکزی در سال 1399 ابلاغ شده است ولی در زمان جمع‌اوری اطلاعات برای این گزارش، ۶ ماه از ابلاغ آن به بانک کشاورزی گذشته است. این موضوع در بانک پاسارگاد و پست‌بانک حدودا یک سال و نیم می‌باشد. بانک سپه و ملی و صادرات حدودا بین 3 تا 4 سال مشغول اجرای این حکم هستند.

استعلام از سیستم ثبت‌احوال برای بانک‌ها دارای هزینه است و هزینه استعلام در بانک‌های مختلف متفاوت است و این هزینه از مشتری بانک دریافت می‌شود. تعداد استعلام از سیستم ثبت‌احوال برای بانک‌های سپه، پاسارگاد و کشاورزی با محدودیت همراه است. دررابطه‌با موضوع محدودیت استعلامات، معاون شعبه بانک کشاورزی بیان کرد که محدودیت استعلامات در این شعبه به‌صورت سالانه و برای کل بانک کشاورزی تعریف شده است و نه یک شعبه خاص. ولی بانک‌های ملت، صادرات، پست‌بانک و ملی امکان استعلام نامحدود از ثبت‌احوال را دارند.

از طرفی تقریباً تمام بانک‌ها در زمینه استعلام با ثبت‌احوال با  دو مشکل عمده مواجه هستند:

1.                  قطع و وصل شدن سیستم ثبت‌احوال (البته به صورت خیلی کم؛ یک یا دوبار در ماه)، که از طرفی بانک‌ها اذعان داشتند که مشکل در زمان کوتاهی حل می‌شود و سیستم به حالت عادی باز می‌گردد.

2.                  استعلام از ثبت‌احوال تمام اطلاعات مورد نیاز بانک‌ها را در اختیار آنها قرار نمی‌دهد. اطلاعاتی نظیر محل صدور شناسنامه، تاریخ صدور شناسنامه و آدرس و ازا ینجهت نیاز است که بانک آن‌ها را به صورت دستی وارد می‌کند.

به‌طورکلی بانک‌ها از اجرای طرح عدم دریافت کپی کارت ملی و شناسنامه رضایت خاطر داشتند به این دلیل که حجم بایگانی را کاهش داده و از طرفی رضایت مشتری هم حاصل می‌گدرد. این در حالی استکه در برخی از شعب بانک‌ها حتی امکان پرینت نیز وجود نداشته و مشتریان مجبور به پرینت خارج از بانک بوده‌اند و هزینه‌ای را متحمل می شدند. 

به گفته رؤسای اکثر شعب بانک‌ها اجرای این دستورالعمل توانسته است تا حدودی منجر به کاهش فساد و جعل در سیستم بانکی شود. ولی همچنان امکان تبانی در سیستم بانکی برقرار است. از طرفی بانک‌ها هنوز در شناسایی افراد دوقلو با مشکل مواجه هستند و اضافه‌شدن سرویس اثر انگشت می‌تواند مانع از این مشکلات گردد. خلاصه‌ای از مطالب ذکر شده در این بخش را می‌توان در جدول 5 مشاهده کرد.

جدول 5. خلاصه نتایج به‌دست‌آمده از مصاحبه

ماخذ: یافته‌های تحقیق.

از طرفی صحت‌سنجی داده و اطلاعات پژوهش، بصورت حضوری در بانک پارسیان، ملت و صادرات افتتاح حساب انجام گرفت تا روند افتتاح حساب در بانک‌ها سنجیده شود.

افتتاح حساب در بانک پارسیان به همان شکل سابق صورت می‎‌گیرد که کارت ملی و شناسنامه مشتری کپی گرفته میشود و در پرونده فیزیکی قرار داده می‌شود.

برای افتتاح حساب در بانک صادرات، پس از ثبت آدرس محل زندگی در وب‌سایت NCI.IR و ارائه کارت ملی و شناسنامه و پرکردن فرم‌های رایج بانکی، کپی‌ از مدارک شناسایی دریافت نمیشود؛  ولی در انتهای کار برگه‌ای تحت عنوان استعلام ثبت‌احوال که حاوی تمام اطلاعات هویتی فرد است، برای امضا به مشتری داده می‌شود.

افتتاح حساب در بانک ملت با پرکردن برگه‌های مربوط به بانک توسط مشتری و ارائه کارت ملی و شناسنامه اتفاق افتاده است  و در این بانک کپی مدارک شناسایی گرفته نشده است.

افتتاح حساب در بانک‌های سپه و رفاه هم به‌صورت غیرحضوری (آنلاین) بوده؛ ولی همچنان  افتتاح حساب حضوری نیز برقرار بوده است.

4-۲. بررسی مهم‌ترین دلائل عدم استفاده بانک‌ها از کپی کاغذی مدارک هویتی

مصاحبه‌های انجام شده در این پژوهش با رویکرد توصیفی-تحلیلی مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت که منجر به شناسایی مهم‌ترین دلایل عدم استفاده بانک‌ها از گذرگاه خدمات دولت شد:

1.                  وجود دستورالعمل‌ها و ابلاغیه‌های قدیمی در ارگان‌ها و سازمان‌هایی مثل بانک‌ها: از جمله آیین‌نامه‌ اجرایی قانون مبارزه بـا پول‌شویی، موضوع مصوبه‌ شماره ١٨١٤٣٤/ت ٤٣١٨٢ ک مورخ ١٤/٠٩/١٣٨٨ هیئت محتـرم وزیـران که بانک‌ها را ملزم به دریافت کپی مدارک هویتی کرده است.

2.                  فقدان برخی از اطلاعات هویتی در استعلام اخذ شده از ثبت‌احوال: بانک برای افتتاح حساب جاری و یا ارائه تسهیلات، نیازمند اطلاعات سایر صفحات شناسنامه افراد است و این اطلاعات در استعلام ثبت‌احوال وجود ندارد.

3.                  فقدان امکان استعلام مدارک والدین جهت افتتاح حساب برای اشخاص صغیر: با استعلام هویت افراد صغیر از سامانه ثبت‌احوال، مدارک هویتی والدین یا سرپرست افراد صغیر نمایش داده نمی‌شود.

4.                  نبود امکان استعلام تصاویر مدارک هویتی: ارائه برخی از خدمات همچون پایانه فروش و درگاه پرداخت اینترنتی به مشتریان با عنایت به درخواست شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات پرداخت، مستلزم اخذ تصاویر مدارک هویتی از متقاضی و ارائه به شرکت‌های مزبور است. در حالی که امکان استعلام تصاویر مدارک هویتی فراهم نشده است.

5.                  قطع و وصل‌شدن سامانه ثبت‌احوال: به دلیل ضعف در زیرساخت سامانه ثبت‌احوال، این سامانه با قطع و وصلی مواجه است.

6.                  برخورد بازرسان بانک در صورت نبود کپی مدارک: همان‌طور که در مورد ۱ بیان شد، وجود برخی از دستورالعمل‌های قدیمی و جاری بودن آن‌ها، سبب شده بازرسی بانک با نبود کپی مدارک هویتی در پرونده متقاضی برخورد کنند.

7.                  فرهنگ سازمانی: فرهنگ سازمانی پیشینی برخی از سازمان‌ها مبتنی بر استناد بر مدارک کاغذی است. لذا تغییر این فرهنگ نیازمند آموزش و پیگیری مجدانه از طرف نهادهای ناظر است.

5. جمع‌بندی و نتیجه‌گیری      

 بر اساس بخشنامه شماره 98/۲۷۵۷۴۱ بانک مرکزی و بخشنامه شماره ۳۰۹۶۲۸ سازمان اداری و استخدامی کشور، بانک‌ها موظف به احراز هویت الکترونیکی مشتریان بدون دریافت کپی فیزیکی مدارک هویتی هستند. با این حال، در عمل بسیاری از شعب بانکی همچنان اقدام به دریافت مدارک می‌کنند که این امر نقض مقررات، نارضایتی مشتریان و افزایش هزینه‌های عملیاتی را در پی دارد. این پژوهش با هدف شناسایی علل عدم اجرای کامل این بخشنامه‌ها و تحلیل موانع احراز هویت برخط در بانک‌ها انجام شد. روش تحقیق کیفی و مبتنی بر مصاحبه‌های نیمه‌ساختاریافته با مدیران و کارشناسان بانکی، مشاهده مشارکتی و مطالعات کتابخانه‌ای مورد استفاده قرار گرفت. همچنین داده‌ها به صورت تحلیلی-توصیفی مورد بررسی قرار گرفتند تا درک جامعی از این مسئله به دست آید.

بررسی میدانی در شعب ده بانک منتخب تهران نشان می‌دهد که بیشتر بانک‌ها در فرآیند افتتاح حساب عادی دیگر کپی مدارک شناسایی دریافت نمی‌کنند و اطلاعات موردنیاز را از طریق کد ملی و بارکد کارت ملی از سامانه ثبت‌احوال استعلام می‌نمایند. اما بانک تجارت به دلیل نبود دستورالعمل شفاف از سوی بانک مرکزی و نگرانی از بازرسی‌های داخلی، همچنان کپی مدارک را می‌گیرد.

در مورد افتتاح حساب جاری و اعطای تسهیلات، تمام بانک‌ها به جز پست‌بانک، به دلیل نیاز به اطلاعات تکمیلی مانند مشخصات همسر و فرزندان که در استعلام ثبت‌احوال موجود نیست، کماکان دریافت کپی مدارک را الزامی می‌دانند. بانک ملت با راه‌اندازی سامانه فرا بانک، گام بزرگی در جهت الکترونیکی‌سازی فرآیندها برداشته است.

مدت زمان اجرای طرح در بانک‌های مختلف متفاوت بوده است، از 6 ماه در بانک کشاورزی تا 4 سال در بانک‌های سپه، ملی و صادرات. همچنین، محدودیت در تعداد استعلامات روزانه (20 تا 30 مورد) در بانک‌های سپه، پاسارگاد و کشاورزی وجود دارد، در حالی که بانک‌های ملت، صادرات، پست‌بانک و ملی با محدودیتی مواجه نیستند.

مشکلات عمده بانک‌ها در استفاده از سامانه ثبت‌احوال شامل قطعی‌های سیستم و عدم دسترسی به برخی اطلاعات مانند محل صدور شناسنامه و آدرس است. با این حال، بانک‌ها از اجرای طرح رضایت دارند چرا که حجم بایگانی کاهش یافته و رضایت مشتریان افزایش پیدا کرده است.

مشاهدات میدانی در بانک‌های پارسیان، ملت و صادرات نشان داد که بانک پارسیان کماکان دریافت کپی مدارک را ادامه می‌دهد، در حالی که بانک‌های ملت و صادرات این رویه را کنار گذاشته‌اند. بانک‌های سپه و رفاه نیز بیشتر بر افتتاح حساب غیرحضوری تمرکز دارند.

تحلیل مصاحبه‌ها هفت چالش اصلی را در اجرای کامل طرح عدم دریافت کپی مدارک شناسایی کرد:

1.                  تعارض با دستورالعمل‌های قدیمی مانند آیین‌نامه مبارزه با پول‌شویی

2.                  ناقص بودن اطلاعات استعلام ثبت‌احوال

3.                  عدم امکان استعلام مدارک والدین برای صغار

4.                  عدم دسترسی به تصاویر مدارک

5.                  مشکلات فنی سامانه ثبت‌احوال

6.                  برخورد بازرسان بانکی

7.                  مقاومت فرهنگی کارکنان در تغییر رویه‌های سنتی

برای حل این مسئله پیشنهاداتی باتوجه‌به موانعی که در طول پژوهش شناسایی شد، ارائه شده است تا بتوان این طرح را به‌صورت کامل به مرحله اجرا رساند. این پیشنهادات عبارت‌اند از:

1.                  اصلاح آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌های قدیمی

پیشنهاد می‌شود ماده ۳۳ آیین‌نامه‌ اجرایی قانون مبارزه بـا پول‌شویی، موضوع مصوبه‌ شماره ١٨١٤٣٤/ت ٤٣١٨٢ ک مورخ ١388/٠٩/١4 هیئت محتـرم وزیـران  به شکل زیر اصلاح شود (مواردی که زیر آن خط کشیده شده است، باید اضافه گردد):

«تمامی اشخاص مشمول مکلفند مدارک مربوط به سوابق معاملات و عملیات مالی (اعم از فعال و غیرفعال) هنگام ارائه خدمات پایه را به صورت فیزیکی و یا سایر روشهای قانونی، حداقل به مدت پنج سال بعد از پایان عملیات نگهداری کنند. همچنین مدارک مربوط به سوابق شناسایی ارباب رجوع هنگام ارائه خدمات پایه را پس استعلام از سامانه ثبت احوال، در پرونده الکترونیک شخص نگهداری کنند. هیئت تسویه اشخاص حقوقی مشمول، در صورت انحلال نیز موظف به نگهداری اسناد تا پنج سال پس از رویداد مالی هستند.»

همچنین پیشنهاد می‌شود بند 4-٢-12 دستورالعمل‌ چگونگی‌ شناسایی‌ مشتریان ایرانی‌ مؤسسات اعتبـاری موضـوع بخشـنامه‌ شـماره ٤١٤٧٨ /٩٠ مـورخ 1390/٠٢/26  به شرح ذیل اصلاح شود:

«در شناسایی کامل شخص حقیقی، مشخصات اعلام شده از سوی وی باید توسط دارنده امضای مجاز در موسسه اعتباری با اصل مدارک معتبر تطبیق داده شده و استعلام گرفته شده از سامانه ثبت احوال در پرونده الکترونیک مشتری نگهداری شود.»

2.                  ابلاغیه هیئت وزیران یا وزارت کشور به سازمان ثبت‌احوال کشور

استعلام اخذ شده از سیستم ثبت‌احوال تمام اطلاعات هویتی موردنیاز سیستم بانکی را در بحث افتتاح حساب‌جاری و ارائه تسهیلات نداشته است. در تبصره ۲ ماده ۱۱ آیین‌نامه توسعه خدمات الکترونیکی دستگاه‌های اجرایی، سازمان ثبت‌احوال موظف شده است که امکان احراز و تصدیق هویت افراد را فراهم کند. اما اینکه چه اقلامی را باید در اختیار استعلام‌گیرنده قرار دهد، ذکر نشده است. پیشنهاد می‌شود هیئت وزیران با اصلاح این آیین‌نامه، سازمان را موظف کند که زیرساخت خود را گسترش دهد و تمام اطلاعات موردنیاز را در اختیار بانک‌ها قرار دهد.

3.                  اصلاح ابلاغیه بانک مرکزی به بانک‌ها

بانک مرکزی بخشنامه شماره ۹۸/۲۷۵۷۴۱ را به صورت زیر اصلاح کند (مواردی که زیر آن خط کشیده شده است، باید اضافه شود):

«کلیه‌ اشخاص مشمول موضوع مواد (٥) و (٦) قانون اصلاح قانون مبارزه با پول‌شویی موظف‌اند در اجرای شناسـایی‌ کامل‌ اشخاص حقیقی‌، مشخصات هویتی‌ اعلام شده از سوی شخص‌ حقیقی‌ را با اصل‌ مدارک تطبیـق‌ داده و پـس‌ از احراز هویت‌ و استعلام برخط‌ از سازمان ثبت‌احوال کشور و دریافت‌ کد رهگیری تأیید نمایند. از تاریخ ابلاغ این بخشنامه گرفتن هرگونه کپی مدارک شناسایی توسط کلیه اشخاص مشمول موضوع مواد (٥) و (٦) قانون اصلاح قانون مبارزه با پول‌شویی ممنوع است. بدیهی‌ است نگه‌داری کد رهگیری معتبر در پرونده ارباب‌رجوع برای ارائه به تمامی دستگاه‌ها قابل‌استناد است.

در هنگام مراجعه مشتری، اگر سامانه ثبت‌احوال قطع باشد، کلیه اشخاص مشمول موضوع مواد (٥) و (٦) قانون اصلاح قانون مبارزه با پول‌شویی موظفند عملیات بانکی مورد نظر مشتری، نظیر افتتاح حساب، را به صورت برون‌خط انجام دهند و آن را موقت در نظر بگیرند. پس از وصل شدن سامانه ثبت‌احوال، استعلام انجام شود و در صورت تایید اطلاعات هویتی، تایید شود.

اگر هر کدام از اشخاص مشمول موضوع مواد (٥) و (٦) قانون اصلاح قانون مبارزه با پول‌شویی، استعلام الکترونیک انجام ندهد، ملزم به پرداخت جریمه است و اسامی اشخاص خاطی به صورت ماهانه توسط بانک مرکزی به صورت عمومی منتشر می‌شود.»

4.                  ایجاد سازوکار انگیزشی برای اصلاح سامانه

برای رفع مشکل قطعی سامانه سازمان ثبت‌احوال، این سازمان می‌تواند با همکاری سازمان فناوری اطلاعات و سایر نهادهای مرتبط اقدام کرده و پایداری سامانه را افزایش دهد تا فرآیند استعلام‌ها بدون اختلال انجام شود. همچنین، به منظور ایجاد انگیزه برای بهبود و اصلاح سامانه، پیشنهاد می‌شود در صورت بروز هر قطعی، سازمان ثبت‌احوال امکان دریافت ۲ یا ۳ استعلام رایگان بعدی را برای بانک‌ها فراهم کند..

5.                  آموزش و اطلاع‌رسانی هدفمند

پیشنهاد می‌شود بانک مرکزی به منظور تغییر فرهنگ سازمانی کارمندان بانک‌ها، اقدام به برگزاری دوره‌های آموزشی و کارگاه‌های عملی با تأکید بر مزایای عدم دریافت کپی مدارک (مثل کاهش هزینه، سرعت بیشتر، امنیت اطلاعات) کند.

جدول 6.  پیشنهاد توصیه سیاستی ویژه گزارشات راهبردی/نظارتی

* تداوم یا تقویت آیتمها یا اقدامات.

** اصلاح رویه ها یا ایجاد سازوکارها.

مأخذ: همان. 

6. پیوست ها

•  پیوست 1 : بخشنامه‌ شماره ۱۵۹۵۳۴۴ سازمان اداری استخدامی به‌ کلیه‌ دستگاه‌های اجرایی‌ ماده ٥ قانون مدیریت‌ خدمات کشوری

 موضوع: دستورالعمل‌ احراز اصالت‌ هویت‌ برخط‌

به‌ استناد آیین‌نامه‌ توسعه‌ خدمات الکترونیکی‌ دستگاه‌های اجرایی‌ به‌ شماره ٧٧٤٠/٩٣/٢٠٦ مورخ ١٠/٦/٩٣ مصوب شورای‌عالی اداری و ضوابط‌ فنی‌ و اجرایی‌ توسعه‌ دولت الکترونیکی‌ به‌ شماره ١٤٥/٢٠٠ مورخ ١١/٦/٩٣ مصوب شورای اجرایی‌ فناوری اطلاعات و باهدف اصلاح نظام اداری، تحقق‌ اهداف توسعه‌ دولت الکترونیکی‌، استنادپذیری الکترونیکی‌، کمک‌ به‌ مقابله‌ با جعل‌ و فساد اداری، افزایش‌ سلامت‌ اداری و رضایت‌مندی عمومی‌ و به‌منظور اجرای طرح ”احراز اصالت‌ هویت‌ برخط‌” و حذف اخذ کپی‌ کارت ملی‌ و صفحه‌ اول شناسنامه‌ در استان‌های خوزستان، قم‌ و سمنان کلیه‌ دستگاه‌های اجرایی‌ اقدامات زیر را معمول نمایند:

1.                  در اجرای بند الف‌ مـاده ٦٨ قـانون برنامـه‌ ششـم‌ توسـعه‌ ظـرف مـدت دو هفتـه‌ از تـاریخ‌ ابـلاغ ایـن‌ دسـتورالعمل‌ زیرساخت‌های لازم را جهت‌ اجرا و حذف کپی‌ مدارک هویتی‌ از شهروندان مهیا نمایند.

2.                  علاوه بر انعقاد تفاهم‌ نامه‌ با سازمان ثبت‌احوال کشور بصورت بـرخط‌؛ موانـع‌ حقـوقی‌ و قـانونی‌ بـرای اجـرای ایـن‌ دستورالعمل‌ را رفع‌ نمایند.

تبصره: در صورت وجود موانع‌ قانونی‌، دستگاه‌های اجرایی‌ مکلف‌اند دراسرع‌وقت مـوارد را بـرای رسـیدگی‌ ویـژه بـه‌ سازمان اداری و استخدامی‌ کشور اعلام نمایند.

3.                  در اجرای ماده ٤٠ قانون مـدیریت‌ خـدمات کشـوری سـازمان ثبت‌احوال کشـور نسـبت‌ بـه‌ در اختیـار قـرار دادن وبسرویس‌های کد ملی‌ و شناسنامه‌ و ارایه‌ کد رهگیری پس‌ از هر استعلام اقدام نمـوده و همچنـین‌ زمینـه‌ اصـالت‌ سنجی‌ کدهای رهگیری را برای پیگیریهای بعدی مهیا نماید.

تبصره - اجرای این‌ دستورالعمل‌ در ارزیابی‌ سالانه‌ دستگاه‌های اجرایی‌ استانی‌ لحاظ می‌گردد.

4.                  این‌ دستورالعمل‌ در اجرای ماده ١١٨ قانون مدیریت‌ خدمات کشوری برای تمامی‌ دستگاههای اجرایی‌ لازم الاجراست‌.

• پیوست 2: بخشنامه ۳۰۹۶۲۸ به دستگاههای اجرایی موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری

موضوع: ممنوعیت دریافت کپی مدارک هویتی توسط دستگاههای اجرایی از خدمت گیرندگان

پیرو بخشنامه شماره ۱۵۹۵۳۴۴ مورخ 1396/۱۰/05 این سازمان (موضوع اجرای آزمایشی «پایلوت» ممنوعیت دریافت مدارک هویتی در استانهای خوزستان قم و سمنان توسط دستگاههای اجرایی) و آمادگی ایجاد شده در دستگاه‌های اجرایی در این زمینه و همچنین در اجرای آیین‌نامه توسعه خدمات الکترونیکی دستگاههای اجرایی به شماره 206/۹۳/۷۷۴۰ مورخ ۱393/۰۶/۱0 مصوب شورای عالی اداری و ضوابط فنی و اجرایی توسعه دولت الکترونیکی به شماره 200/145 مورخ ۱393/۰۶/۱1 مصوب شورای اجرایی فناوری اطلاعات و با رویکرد اصلاح نظام اداری، تحقق اهداف توسعه دولت الکترونیکی، استنادپذیری الکترونیکی، کمک به مقابله با سوء استفاده و جعل اسناد هویتی، افزایش سلامت اداری و تسهیل ارائه خدمات به مردم، مقتضی است تمامی دستگاه‌های اجرایی برای "احراز اصالت هویت برخط" و حذف اخذ کپی مدارک هویتی (کارت ملی و شناسنامه) اقدامات زیر را انجام دهند:

1.                  دستگاه‌های اجرایی موظفند نسبت به انعقاد تفاهم‌نامه با سازمان ثبت احوال کشور جهت دریافت خدمت استعلام هویت (با شناسه خدمت ۱۰۰۳۱۰۹۴۱۰۰) بصورت برخط، برای استعلام‌های الکترونیکی برخط و رفع موانع حقوقی و قانونی احتمالی برای اجرای این بخشنامه اقدام نمایند؛ به گونه‌ای که حداکثر ظرف مدت یک ماه حذف کامل دریافت کپی مدارک هویتی در فرایندهای ارائه خدمات به شهروندان محقق شود.

2.                  در اجرای ماده ۴۰ قانون مدیریت خدمات کشوری سازمان ثبت احوال کشور موظف است نسبت به در اختیار قرار دادن وب سرویس‌های کد ملی، شناسنامه و ارایه کد رهگیری پس از هر استعلام اقدام نموده و همچنین زمینه اصالت‌سنجی کدهای رهگیری را برای پیگیری‌های بعدی مهیا کند.

3.                  این بخشنامه در اجرای ماده ۱۱۸ قانون مدیریت خدمات کشوری برای تمامی دستگاه‌های اجرایی لازم الاجراست و حسن اجرای آن در ارزیابی سالانه دستگاه‌های اجرایی ملی و استانی لحاظ می‌شود.

4.                  بالاترین مقام دستگاه اجرایی مسئول اجرای این بخشنامه بوده و مدیران و کارکنان دستگاه‌های اجرایی مشمول در تمامی سطوح سازمانی موظفند تمهیدات لازم را به منظور اجرای موثر و دقیق آن فراهم سازند.

• پیوست ۳: بخشنامه شماره ۳۹۴۶۹۵ به دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری

موضوع: ممنوعیت دریافت کپی مدارک هویتی توسط دستگاه‌های اجرایی از خدمت‌گیرندگان

پیرو بخشنامه شماره ۳۰۹۶۲۸ مورخ ۱۳۹۹/۰۶/۱۷ این سازمان موضوع ممنوعیت دریافت کپی مدارک هویتی توسط دستگاه‌های اجرایی از خدمت گیرندگان ضمن تأکید بر اجرای مفاد بخشنامه مذکور توسط دستگاه‌های اجرایی چنانچه به دلیل مشکل سیستمی در دریافت سرویس استنادپذیر استعلام هویت برخط سازمان ثبت‌احوال کشور یا هر نوع مانع دیگر امکان ارائه خدمات بدون دریافت رونوشت مدارک هویتی برای دستگاه‌های اجرایی فراهم نشده یا به‌صورت مقطعی با اشکال مواجه شود و یا بنا بر الزامات قانونی و حقوقی دریافت کپی مدارک هویتی در ارائه برخی خدمات دستگاه ضرورت دارد. دستگاه اجرایی موظف است راسا نسبت به تهیه رونوشت کپی‌برداری از مدارک هویتی خدمت گیرندگان بدون دریافت هزینه به‌صورت رایگان اقدام نماید و از درخواست رونوشت از خدمت گیرندگان اجتناب کند.

لازم به توضیح است جهت دریافت سرویس مذکور به‌صورت برخط دستگاه‌های اجرایی ستادی می‌بایست نسبت به انعقاد تفاهم‌نامه با سازمان ثبت‌احوال کشور اقدام نموده و سرویس دریافت شده را در اختیار کلیه ادارات تابعه خود در سراسر کشور قرار دهند.

• پیوست ۴: بخشنامه‌ شماره ۱۲۰۵۴ به‌ دستگاه‌های اجرایی‌ موضوع ماده (٥) قانون مدیریت‌ خدمات کشوری

موضوع: تأکید بر ممنوعیت‌ اخذ کپی‌ مدارک هویتی‌ از خدمت‌گیرندگان

پیرو بخشنامه‌ شماره ٣٠٩٦٢٨ مورخ ١٧/٦/١٣٩٩ در ارتباط با ممنوعیت‌ دریافت‌ کپی‌ مدارک هویتی‌ توسط‌ دستگاه‌های اجرایی‌ از خدمت گیرندگان و باتوجه‌به گزارش‌های دریافتی‌ مبنی‌ بر عدم اجرای مطلوب بخشنامه‌ مذکور از سوی دستگاه‌های اجرایی‌ کشور که‌ منجر به‌ افزایش‌ هزینه‌ و نارضایتی‌ مردم شده است‌، ضروری است‌ اقدامات ذیل‌ به‌ نحو احسن‌ انجام شود:

1.                  واحدهای ارزیابی‌ عملکرد، بازرسی‌ و پاسخگویی‌ به‌ شکایات (یا عناوین‌ مشابه‌) در دستگاههای اجرایی‌، اطلاعیه‌ای مبنی‌ بر ممنوعیت‌ دریافت‌ کپی‌ مدارک هویتی‌ از مراجعین‌ را با درج شماره تلفن‌ پیگیری در محل‌ میز خدمت‌ حضوری و در معرض دید مراجعین‌ نصب‌ نموده و ضمن‌ رسیدگی‌ به‌ شکایات واصله‌ در این‌ ارتباط و انجام بازرسی‌های موردی و اعمال نظارت دقیق‌، گزارش اقدامات انجام شده را حداکثر ظرف یک‌ ماه به‌ این‌ معاونت‌ ارسال کند.

2.                  بخش‌هایی‌ از پورتال دستگاه که‌ در آن دریافت‌ خدمت‌، به‌ ارائه‌ کپی‌ مدارک هویتی‌ مشروط شده است‌، بروزرسانی‌ شده و اخذ کپی‌ مدارک هویتی‌ از مراحل‌ یا شروط دریافت‌ خدمت‌ حذف شود.

3.                  سازمانهای مدیریت‌ و برنامه‌ریزی استانها، واحدهای استانی‌ دستگاههای اجرایی‌ را مورد پایش‌ قرار داده و عناوین‌ واحدهایی‌ را که‌ همچنان اقدام به‌ دریافت‌ کپی‌ مدارک هویتی‌ از خدمت‌گیرندگان می‌نمایند به‌ این‌ معاونت‌ اعلام کنند تا ضمن‌ لحاظ در ارزیابی‌ عملکرد دستگاه (سطح‌ ملی‌ و استانی‌)، مراتب‌ به‌ عنوان نقض‌ مقررات، در جریان تصمیم‌گیری مراجع‌ ذیصلاح قرار گیرد.

•  پیوست ۵ : بخشنامه بانک مرکزی منوط به عدم دریافت کپی مدارک از اشخاص در هنگام ارائه خدمات بانکی(1399)

 بانک‌ها موظف‌اند در ارائه خدمات پایه به اشخاص حقیقی ایرانی، ضمن تطبیق مشخصات هویتی با اصل مدارک، به دریافت کد رهگیری از سامانه استعلام هویتی سازمان ثبت‌احوال کشور و نگهداری آن در پرونده شناسایی اشخاص اکتفا کرده و بر همین اساس نیازی به دریافت کپی مدارک هویتی اشخاص ذکر شده نیست.

به گزارش روابط‌عمومی بانک مرکزی، پیرو بخشنامه شماره 275741/98 مورخ 08/16 ‌‌/1398 موضوع ابلاغ مصوبه هشتمین جلسه مورخ 1398/06‌‌‌‌/10 شورای‌عالی مقابله و پیشگیری از جرایم پول‌شویی و تأمین مالی تروریسم، «کلیه اشخاص مشمول موضوع مواد (5) و (6) قانون اصلاح قانون مبارزه با پول‌شویی موظف‌اند در شناسایی  اشخاص حقیقی، مشخصات هویتی اعلام شده از سوی شخص حقیقی را با اصل مدارک تطبیق داده و پس از احراز هویت و استعلام برخط از سازمان ثبت‌احوال کشور و دریافت کد رهگیری تأیید کنند. بدیهی است نگهداری کد رهگیری معتبر در پرونده ارباب‌رجوع قابل‌استناد است.»

همچنین بخشنامه شماره 99/123819 مورخ 25‌‌/04‌‌/1399 ناظر بر تأکید بر اجرای بخشنامه فوق‌الذکر و ارسال ابلاغیه نهاد ریاست‌جمهوری مبنی بر «پذیرش و جایگزینی استعلام الکترونیکی و حذف مستندات کاغذی معادل در افتتاح حساب، درخواست و دریافت تسهیلات، درخواست صدور و تحویل دسته‌چک»، به آگاهی می‌رساند باتوجه‌به گزارش‌های دریافتی، برخی بانک‌ها و مؤسسات اعتباری غیربانکی کماکان بر خلاف مفاد بخشنامه‌های یاد شده، اقدام به دریافت کپی مدارک هویتی اشخاص حقیقی ایرانی می‌کنند.

ازاین‌رو ضمن تأکید مجدد بر لزوم اجرای ابلاغیه‌هایی که پیش‌تر به آنها اشاره شد و اعلام اینکه دریافت کد رهگیری از سامانه استعلام هویتی سازمان ثبت‌احوال کشور و نگهداری آن در پرونده شناسایی اشخاص حقیقی کفایت می‌کند، مقتضی است، مراتب به واحدهای ذی‌ربط بانک یا مؤسسه اعتباری غیربانکی ابلاغ و ‌بر حسن اجرای آن نظارت شود. ‏‏‏‏

• پیوست ۶: بخشنامه بانک مرکزی منوط به عدم دریافت کپی مدارک از اشخاص در هنگام ارائه خدمات بانکی (1398)

جهت‌ اطلاع مدیران عامل‌ محترم بانک‌های‌ دولتی‌، غیردولتی‌، شرکت‌ دولتی‌ پست‌بانک‌، مؤسسات اعتباری‌ غیربانکی‌ و بانک‌ مشترک ایران ـ ونزوئلا ارسال می‌شود.

با سلام؛

احتراماً، همان‌گونه که‌ مستحضرند احراز هویت‌ و شناسایی‌ مشتری یکی‌ از ارکان و الزامات مقرر در قانون مبارزه بـا پول‌شویی و ضوابط‌ اجرایی‌ آن است. بر همین‌ مبنا، در سال ١٣٨٨ و وفق‌ آیین‌نامه‌ اجرایی‌ قانون مبارزه بـا پول‌شویی - موضوع مصوبه‌ شماره ١٨١٤٣٤/ت ٤٣١٨٢ ک مورخ ١٤/٠٩/١٣٨٨ هیئت محتـرم وزیـران - بانک‌ها و مؤسسات اعتباری مکلف‌ شدند "مدارک مربوط به‌ سوابق‌ شناسایی‌ ارباب‌رجوع هنگام ارائه‌ خدمات پایه‌ را به‌صورت فیزیکی‌ و یا سایر روش‌های قانونی‌، حداقل‌ به‌ مدت پنج‌ سال بعد از پایان عملیات نگهداری کنند." همچنین‌ حسب‌ مفاد بند ١٢-٢-٤ دستورالعمل‌ چگونگی‌ شناسایی‌ مشتریان ایرانی‌ مؤسسات اعتبـاری موضـوع بخشـنامه‌ شـماره ٤١٤٧٨/٩٠ مـورخ ٢٦/٠٢/١٣٩٠ مقرر شد: «در شناسایی‌ کامل‌ شخص‌ حقیقی‌ مشخصات اعلام شده از سوی مشتری باید توسط‌ دارنـده امضــای مجــاز در موسســه‌ اعتبــاری بــا اصــل‌ مــدارک معتبــر تطبیـق‌ داده شــده و پــس‌ از تاییـد و درج عبــارت «تصویر برابر اصل‌ است‌ «بر روی آن‌ها توسط‌ وی در سوابق‌ مشتری نگهداری شود.» البته‌ پیش‌ از آن نیـز بانک‌ها و مؤسسات اعتباری وفق‌ بخشنامه‌ شماره مب‌/١٧٥٣ مورخ ٠٨/٠٩/١٣٨٤ موظف‌ شده بودنـد در راسـتای احـراز هویـت‌ مشتریان، روگرفت‌ شناسنامه‌ آنها را اخذ و نگهداری کنند.

بنابراین در سنوات اخیر، باتوجه‌به توسعه‌ دولت الکترونیکی‌ و ارائه‌ خدمات الکترونیکی‌ از سوی دستگاه‌های اجرایـی‌ و به‌منظور رضایت‌ بیشتر مردم و ارائه‌ خدمات باکیفیت‌ و پرهیز از تبـادل اطلاعـات کاغـذی غیرضـروری بـرای دریافـت‌ خدمات، ابلاغیه‌هایی از جمله‌ نامه‌ شماره ١٣١٣١/٩٣/٢٠٠ مورخ ٠٣/١٠/١٣٩٣ از سوی» معـاون توسـعه‌ مـدیریت‌ و سرمایه‌ انسانی‌ رئیس‌جمهور « صادر گردید که‌ طی‌ آن مقرر شد طرح عدم اخذ تصویر شناسنامه‌ و کارت ملی‌ در استان قم‌ به‌عنوان استان پایلوت به‌ مورد اجرا گذارده شود. متعاقباً از سوی «سازمان اداری و استخدامی‌ کشور» طرح مـذکور طی‌ بخشنامه‌ شماره ١٥٩٥٣٤٤ مورخ ٥/١٠/١٣٩٦ به‌ استان‌های خوزستان و سمنان نیز تعمیم‌ داده شد.

با عنایت‌ به‌مراتب پیش‌گفته‌ و باتوجه‌به برخی‌ تعارضات ابلاغیه‌های اخیرالذکر با الزامات و ضوابط‌ ناظر بر مبارزه با پول‌شویی، موضوع توسط‌ بانک‌ مرکزی به‌ شورای‌عالی مقابله‌ و پیشگیری از جرایم‌ پول‌شویی و تأمین مـالی‌ تروریسـم‌ منعکس‌ شد تا تصمیم‌ مقتضی‌ دراین‌رابطه اتخاذ شـود. بـر همـین‌ اسـاس، حسـب‌ مصـوبه‌ هشـتمین‌ جلسـه‌ مـورخ 10/٠٦/١٣٩٨ شورای‌عالی مقابله‌ و پیشگیری از جرایم‌ پول‌شویی و تأمین مالی‌ تروریسم‌ در خصوص نحوه اخـذ اسـناد هویتی‌ و نگهداری آن موضوع بند ١ ماده (١٤٢) آیین‌نامه اجرایـی‌ قـانون مبـارزه بـا پول‌شویی مصـوب جلسـه‌ مـورخ ٢١/٠٧/١٣٩٨ هیئت محترم وزیران ابلاغی‌ طی‌ بخشنامه‌ شماره ٢٦٣٥٥٠/٩٨ مورخ ٤/٨ /١٣٩٨ مقرر شده است‌:

«کلیه‌ اشخاص مشمول موضوع مواد (٥) و (٦) قانون اصلاح قانون مبارزه با پول‌شویی موظف‌اند در اجرای شناسـایی‌ کامل‌ اشخاص حقیقی‌، مشخصات هویتی‌ اعلام شده از سوی شخص‌ حقیقی‌ را با اصل‌ مدارک تطبیـق‌ داده و پـس‌ از احراز هویت‌ و استعلام برخط‌ از سازمان ثبت‌احوال کشور و دریافت‌ کد رهگیری تأیید نمایند. بدیهی‌ است‌ نگهداری کد رهگیری معتبر در پرونده ارباب‌رجوع قابل‌استناد است.»

خواهشمند است‌ دستور فرمایند مراتب‌ با لحاظ مفاد بخشـنامه‌ شماره ١٤٩١٥٣/٩٦ مـورخ ١٦/٥/١٣٩٦ بـه‌ واحـدهای ذی‌ربط آن بانک‌/ مؤسسه اعتباری غیربانکی‌ ابلاغ شده، بر حسن‌ اجرای آن نظارت دقیق‌ به‌ عمل‌ آید و نسخه‌ای از آن نیز به‌ این‌ مدیریت‌ کل‌ ارسال شود.